Steeds meer mkb-bedrijven staan voor dezelfde vraag: houden ze hun eigen server of stappen ze over naar de cloud? De keuze tussen een eigen server of cloud lijkt simpel, maar raakt bijna elk onderdeel van de bedrijfsvoering. Denk aan dagelijkse werkprocessen, databeveiliging en de begroting voor IT. Die impact maakt de knoop lastig door te hakken, zeker voor bedrijven zonder eigen IT-afdeling.
Ondernemers merken bovendien dat oude systemen sneller verouderen dan vroeger. Cyberdreigingen nemen toe en goed IT-personeel is schaars. Die combinatie zet bedrijven aan het denken over een structurele oplossing, in plaats van een pleister op de wond. Uitstel kost vaak meer dan een tijdige overstap.
De voordelen van overstappen naar de cloud
De cloud biedt mkb-bedrijven een aantal praktische voordelen. Ze hoeven geen hardware meer aan te schaffen of af te schrijven. Updates en back-ups verlopen bovendien automatisch op de achtergrond, zonder dat iemand daar apart tijd in hoeft te steken. Ook groeit een cloudomgeving eenvoudig mee met het bedrijf, zonder dat er nieuwe apparatuur bij hoeft. Dat maakt plannen op de langere termijn een stuk eenvoudiger.
Voor bedrijven die deze overstap zorgvuldig willen aanpakken, is ondersteuning vaak welkom. Een gespecialiseerde partij kan bijvoorbeeld helpen met cloud server hosting, inclusief beveiliging, back-ups en monitoring. Zo hoeft een mkb-bedrijf zonder eigen IT-afdeling niet alles zelf te regelen en blijft de continuïteit toch gewaarborgd.
Wanneer een eigen server nog altijd de beste keuze is
Toch is de cloud niet voor elk bedrijf de logische stap. Sommige branchesoftware draait nog altijd het best op een lokale server, zeker bij zware toepassingen zoals CAD-programma's of grote productiedatabases. Denk ook aan machines op de werkvloer die met specifieke, verouderde software communiceren. Ook bedrijven met een wisselende of trage internetverbinding merken dat een lokale server betrouwbaarder aanvoelt in het dagelijks gebruik.
Daarnaast speelt controle een rol. Op een eigen server bepaalt het bedrijf zelf waar data staat en wie daarbij kan. Voor organisaties in bijvoorbeeld de zorg of financiële dienstverlening weegt die controle zwaar. Zij accepteren liever wat extra beheer dan onduidelijkheid over de locatie van gevoelige gegevens.
Steeds meer bedrijven kiezen voor een hybride aanpak
In de praktijk kiezen steeds meer mkb-bedrijven niet voor het een of het ander, maar voor een combinatie. E-mail, samenwerkingstools en algemene werkplekken verhuizen dan naar de cloud. Een specifieke toepassing, bijvoorbeeld een verouderd boekhoudpakket of een productiesysteem, blijft ondertussen op een lokale server draaien. Zo profiteert een bedrijf van de flexibiliteit van de cloud, zonder de systemen los te laten die nog goed functioneren.
Deze hybride opzet vraagt wel om een duidelijke afstemming tussen beide omgevingen. Zonder goede afspraken over beheer en beveiliging ontstaan er al snel twee losse eilandjes, in plaats van één werkend geheel. Wie hybride werkt, doet er daarom goed aan het overzicht centraal te beleggen.
Hoe pak je de overstap in de praktijk aan?
Een overstap begint meestal met een inventarisatie. Welke systemen zijn nu in gebruik en welke daarvan zijn geschikt voor de cloud? Daarna volgt de vraag welke toepassingen prioriteit krijgen. Veel bedrijven beginnen met e-mail en bestandsopslag, omdat die relatief eenvoudig te migreren zijn. Ook toepassingen als verzuimsoftware die je koppelt aan de arbodienst draaien inmiddels vaak al standaard in de cloud.
Test nieuwe omgevingen bij voorkeur eerst met een kleine groep medewerkers, voordat de hele organisatie overstapt. Zo komen eventuele knelpunten vroeg aan het licht. Neem ook de tijd om medewerkers te laten wennen aan nieuwe werkwijzen. Draagvlak bepaalt vaak of een migratie soepel verloopt of juist vastloopt.
Waar mkb-bedrijven op moeten letten bij de keuze
De afweging tussen een eigen server of cloud draait uiteindelijk om meer dan kosten alleen. Bedrijven kijken het best naar hun software en hun groeiplannen. Ook de eisen die de branche stelt aan databeveiliging spelen mee. Deze druk voelen overigens niet alleen mkb-bedrijven: ook advocatenkantoren worstelen inmiddels met digitalisering. Wat voor de ene organisatie een logische overstap is, kan voor de andere juist een risico vormen. Wie twijfelt, brengt eerst de eigen situatie in kaart voordat er een knoop wordt doorgehakt. Dat betekent kijken naar de huidige systemen, de kosten op langere termijn en de mensen die er dagelijks mee werken. Zo wordt de overstap naar de cloud, een hybride model of het behoud van de eigen server een bewuste keuze. Geen gok, maar een besluit dat past bij de praktijk van het bedrijf zelf.
