Denk aan een collega die steeds grensoverschrijdende opmerkingen maakt of een leidinggevende die je bij elk overleg kleineert. Of aan iets op de werkvloer dat niet door de beugel kan. Veel mensen lopen er lang mee rond voordat ze er iets mee doen. Ze twijfelen of het erg genoeg is of zijn bang voor de gevolgen. Juist voor die situaties bestaat de vertrouwenspersoon. Toch weten veel werknemers niet goed wat die precies doet, of zelfs niet of hun werkgever er een heeft.
Wat is een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is een aanspreekpunt voor werknemers die te maken hebben met ongewenst gedrag of integriteitskwesties. Denk aan pesten, intimidatie, discriminatie, agressie of seksuele intimidatie. Ook situaties waarin je vermoedt dat er binnen de organisatie iets niet integer gebeurt, horen daarbij. De vertrouwenspersoon luistert, helpt je de situatie op een rij te zetten en bespreekt welke mogelijkheden er zijn.
Het gaat dus niet alleen om grote misstanden. Ook gedrag dat op zichzelf klein lijkt, maar zich blijft herhalen, kun je bij een vertrouwenspersoon neerleggen. Juist die geleidelijke vorm van grensoverschrijding wordt vaak lang onderschat door de mensen die het meemaken.
Belangrijk om te weten: een vertrouwenspersoon neemt het probleem niet van je over en zet niet op eigen houtje stappen. Jij houdt de regie. De vertrouwenspersoon denkt mee, legt uit welke routes er zijn en ondersteunt je wanneer je een volgende stap wilt zetten. Zo blijft het altijd jouw keuze wat er met je verhaal gebeurt.
Intern of extern: wat is het verschil?
Sommige organisaties wijzen een eigen medewerker aan als vertrouwenspersoon. Dat heeft als voordeel dat die persoon de organisatie en de cultuur goed kent. Het nadeel is dat de drempel hoger kan zijn. Je praat immers met iemand die ook een collega is van degene over wie je een klacht hebt.
Daarom kiezen veel werkgevers voor een externe vertrouwenspersoon. Die staat los van de organisatie en heeft geen belangen in de afdeling of het team. Adviesbureaus als Verdi Pro bieden zo’n externe vertrouwenspersoon aan als een onafhankelijke en vertrouwelijke plek om ongewenst gedrag, integriteitskwesties of andere zorgen bespreekbaar te maken. Voor werknemers voelt dat vaak veiliger, omdat het gesprek echt buiten de eigen werkomgeving plaatsvindt. Ook wie bang is dat een gesprek toch ergens terechtkomt, durft vaak sneller open te zijn.
Wanneer stap je naar een vertrouwenspersoon?
Er is geen ondergrens, dus je hoeft niet te wachten tot een situatie volledig uit de hand loopt. Sterker nog, hoe eerder je iets bespreekt, hoe meer mogelijkheden er meestal nog zijn om het op te lossen. Een gesprek kan zinvol zijn in de volgende situaties:
- Je ziet op tegen het werk vanwege het gedrag van een collega of leidinggevende.
- Je twijfelt of iets wat je meemaakt of ziet nog normaal is.
- Je hebt het al eens aangekaart, maar er verandert niets.
- Je durft het niet met je eigen leidinggevende te bespreken.
- Je bent getuige van gedrag richting een ander en weet niet wat je ermee moet.
Ook als je alleen je verhaal kwijt wilt voor je eigen welzijn, zonder meteen actie te ondernemen, kun je bij een vertrouwenspersoon terecht. Een eerste gesprek verplicht je tot niets. Je kunt na afloop zelf bepalen of je verder wilt gaan, nog even wilt afwachten of het bij dit ene gesprek laat.
Wat gebeurt er met wat je vertelt?
Vertrouwelijkheid is de kern van de functie. In de regel deelt een vertrouwenspersoon niets met je werkgever of anderen zonder jouw toestemming. Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van direct gevaar. Vraag aan het begin van het gesprek gerust hoe de vertrouwenspersoon met informatie omgaat. Een goede vertrouwenspersoon legt dat zonder omwegen uit.
Na het gesprek zijn er verschillende routes mogelijk. Soms is het voldoende om samen te bespreken hoe je het zelf aankaart bij de ander. In andere gevallen kan bemiddeling of mediation helpen om het gesprek tussen de betrokkenen weer op gang te brengen. Is de situatie ernstig, dan kan de vertrouwenspersoon je wijzen op de mogelijkheid van een formele klacht en je daarbij ondersteunen.
Wil je later toch een formele stap zetten, dan helpt het als je al hebt vastgelegd wat er is gebeurd. De vertrouwenspersoon kan je adviseren om data, plaatsen en getuigen te noteren. Zo staat je verhaal sterker als je het later wilt voorleggen aan de werkgever of een klachtencommissie.
