De financiële administratie is voor veel mkb’ers ooit begonnen met ‘even snel’ facturen bewaren en elk kwartaal de btw doen. Alleen is het wel zo dat naarmate een bedrijf groeit, de administratie meegroeit. Meer transacties, meer uitzonderingen, meer regels en vaker vragen over cashflow, marges en belastingen. Ondertussen wil je als ondernemer vooral bezig zijn met klanten, personeel en groei. Daardoor zie je dat steeds meer mkb’ers kiezen voor externe administratie. Niet omdat ze de administratie niet kunnen doen, maar omdat het slimmer is om tijd en risico’s te beperken.
Wat externe administratie concreet oplevert
De belangrijkste reden die je in de praktijk ziet, is focus. Een mkb’er die zelf boekhouding doet, is vaak elke week tijd kwijt aan bankmutaties, facturen verwerken en bonnetjes verzamelen. Dat zijn precies de taken die je relatief makkelijk kunt standaardiseren en overdragen, zeker nu veel boekhoudpakketten bankkoppelingen ondersteunen. Een tweede voordeel is continuïteit. Als degene die de administratie doet binnen je bedrijf ziek is of vertrekt, stapelt het werk zich direct op. Met een extern kantoor of administrateur borg je dat deadlines gewoon doorlopen en dat dossiers op orde blijven. Een ander belangrijk voordeel is kwaliteit en inzicht. Externe specialisten zien elke dag tientallen administraties. Daardoor herkennen ze sneller fouten, missen ze minder vaak verplichtingen en kunnen ze eerder signaleren wanneer cijfers afwijken. Dat is ook waarom veel ondernemers de samenwerking met hun boekhoud- of accountantskantoor hoog waarderen.
Van boekhouden naar sturen op cijfers bij externe administratie
De rol van de accountant en administrateur verschuift de laatste jaren richting advies en ondersteuning bij beslissingen, mede door automatisering en AI. Die technologische ontwikkelingen hebben de sector veranderd en de digitalisering helpt om efficiënter te werken. Voor mkb’ers betekent dat er minder handwerk is, sneller actuele cijfers kunnen krijgen en vaker tussentijdse inzichten kunnen zien. Eerst was dat alleen een terugblik na afloop van het jaar. In dat plaatje past ook het steeds meer uitbesteden van financiële administratie. Het is een goede basis om sterk te organiseren waarmee je een duidelijker beeld hebt van welke kant je uit wil gaan. Denk bijvoorbeeld aan een maandelijkse rapportage, een kort belmoment over opvallende posten of hulp bij het inrichten van processen. Daarbij kun je denken aan facturatie, betaaltermijnen en debiteurenbeheer. Tegelijkertijd speelt kostenontwikkeling ook een rol. Door structurele krapte stijgen kosten, onder meer door personeelstekorten. Dat maakt het des te belangrijker om helder te kiezen wat je uitbesteedt en wat niet.
De vormen van uitbesteden die je het meeste ziet bij mkb
In het mkb zie je drie routes, afhankelijk van omvang en behoefte. De eerste route is volledige uitbesteding. Je levert je facturen en bonnetjes aan, het kantoor verwerkt de administratie, doet aangiftes en levert periodiek cijfers aan. Dit past vaak bij kleinere bedrijven die vooral rust willen en weinig interne capaciteit hebben. Een andere route is samenwerken in de cloud (co-sourcing). Jij factureert en keurt bijvoorbeeld betalingen goed, terwijl het kantoor de verwerking controleert, correcties doet en aangiftes verzorgt. Dit werkt goed als je snelheid wilt combineren met controle en je zelf ook inzicht in het systeem wilt houden. Een laatste route is een administratie kantoor dat vooral de regie pakt. Denk aan het inrichten van processen, dashboard maken, periodiek reviewen en jou helpen met keuzes. Dat die je vaker bij groeiende mkb’ers met personeel, meerdere omzetstromen of complexe btw situaties.
Hier moet je op letten bij de keuzes
Een externe partij kan veel uit handen nemen, maar het werkt alleen goed als de afspraken scherp zijn. Let vooral op hoe snel je antwoord krijgt, wat er precies in het maandbedrag zit en wie er signaleert als er iets afwijkends is. ook is het slim om af te spreken hoe je documenten aanlevert en hoe je omgaat met correcties. Het wekelijks verwerken ervan geeft rust, maar vereist wel een vaste routine. Daarnaast is dataveiligheid belangrijk. Je deelt bankgegevens, facturen en soms salarisinformatie. Werk daarom met partijen die werken in gangbare cloudboekhoudpakketten, met duidelijke toegangsrechten en die helder kunnen uitleggen waar data wordt opgeslagen en wie erbij kan.
Voor veel mkb’ers is administratie uitbesteden inmiddels geen luxe meer, maar een manier om tijd vrij te maken en risico’s te verlagen. Het resultaat is vaak niet alleen minder werk, maar vooral meer grip op cijfers en beslissingen die je bedrijf vooruit helpen.
Meer lezen over het uitbesteden van zaken? Lees dan deze blog: Van zelf doen naar uitbesteden: dit verandert in Nederlandse huizen.
